2026 - Q2 | Gfacility

Queste note di rilascio descrivono la nuova release ampliata ora live. Introduciamo opzioni di visualizzazione avanzate per i moduli operativi, una nuova potente funzionalità di import e regole GDPR estese. Anche l’esperienza utente per prenotazioni, comunicazione e ticketing è stata ulteriormente perfezionata.

Viste e dati operativi

Nuove viste per i moduli operativi

Nei moduli Ticketing, Attività, Prenotazioni, Visitatori, CI, Asset, Prodotti e Base di conoscenza può ora scegliere, oltre all’elenco standard, tra nuove potenti viste per rendere il suo lavoro più rapido e informativo.

Vista ad albero Vista gerarchica con elementi figlio configurabili (nota: disponibile solo per ticket e prenotazioni).
Kanban Panoramica visiva del workflow in colonne (nota: non disponibile per le prenotazioni).
Scheduler Timeline per una gestione e pianificazione efficaci della capacità.
Pivot Tabelle pivot per un’analisi rapida dei dati.

Importazione dati in blocco

Ora può importare facilmente dati in blocco, accelerando notevolmente la configurazione e l’aggiornamento del suo ambiente.

Moduli supportati: Disponibile per CI, Asset e articoli della base di conoscenza.
Limite: Può importare o aggiornare fino a 5.000 oggetti alla volta.
Permessi richiesti: Questa funzionalità è disponibile esclusivamente per gli utenti che hanno già il permesso di ‘modifica in blocco’.

Filtro di ambito della base di conoscenza

Nella base di conoscenza è disponibile un nuovo filtro di ambito con menu a discesa multi-selezione. Consente di filtrare gli articoli per uno o più ambiti contemporaneamente, in modo che il pubblico giusto trovi rapidamente il contenuto giusto e gli amministratori possano lavorare con maggiore precisione all’interno di basi di conoscenza estese.

Ticketing, attività e prenotazioni

Miglioramenti ai ticket

Ticket figlio e chiusura automatica: Ora è possibile collegare ticket figlio a un ticket major. Quando il ticket major viene chiuso, i ticket figlio collegati possono essere archiviati automaticamente. Lo stato del ticket figlio è sincronizzato con la classe di stato del major (ad es. classe ‘Completato’).
Sincronizzazione delle conversazioni: I messaggi e le conversazioni aggiunti a un ticket major possono ora, facoltativamente, essere condivisi automaticamente con tutti i record figlio collegati.
Funzionalità tag: Ora può aggiungere facilmente tag ai ticket per categorizzarli meglio e ritrovarli più rapidamente.
Indicatore di presenza in tempo reale: Vede immediatamente chi ha aperto un determinato ticket in questo momento, evitando di lavorare due volte sullo stesso ticket.
Cambio di stato tramite modifica in blocco: Ora può modificare lo stato di più ticket in blocco. Nota: un nuovo stato viene mostrato come opzione solo quando è un passaggio successivo consentito per tutti i ticket selezionati.

Abbiamo ulteriormente esteso e strutturato l’automazione:

Regole sulle attività spostate: Le regole sulle attività sono state spostate da Attività a Regole sotto Automazioni, in modo che tutta la logica di automazione venga gestita centralmente.
Nuovi trigger basati sul tempo: Aggiunti per Ticket e Attività: un trigger basato sulla data/ora di modifica. Permette di eseguire automaticamente azioni quando non avvengono modifiche per un tempo X (ad es. modificare automaticamente lo stato in caso di inattività).
Nuove classi di workflow (stati): Nuove classi aggiunte per strutturare meglio processi e reporting: In attesa del cliente, In attesa del fornitore, Risposto e Archiviato. Queste classi sono disponibili per l’utilizzo in automazione e reporting.
- Importante: Per i clienti esistenti non vengono creati automaticamente nuovi stati e i workflow esistenti rimangono invariati. Se queste classi sono desiderate nei workflow esistenti, possono essere aggiunte su richiesta. I nuovi workflow le includono per impostazione predefinita.
- Comportamento Archiviato: Quando un ticket viene impostato su Archiviato, diventa completamente in sola lettura. Non sono più possibili modifiche. Restano possibili solo i cambi di stato secondo le regole di workflow configurate.
Trigger basati su conversazione: Nuovo trigger: conversazione aggiunta. Inclusivo di “da chi” (ad es. creato da, richiedente, assegnato a), permettendo di automatizzare azioni in base esattamente a chi risponde.

Questi miglioramenti consentono di automatizzare i workflow in modo più intelligente e di ottenere una migliore visibilità su stati e tempi di lavorazione.

Ora ha maggiore controllo sulle sue ore e sui dati sensibili dal punto di vista della privacy all’interno di ticket e attività.

Time tracking: Ora può registrare le ore lavorate. Sia manualmente a posteriori sia automaticamente tramite il contatore di avvio che gira mentre lavora. Nota: sono stati creati nuovi permessi per questo, disattivati per impostazione predefinita e devono essere attivati dagli amministratori.
Regole GDPR ampliate: Può pianificare la cancellazione o l’anonimizzazione automatica dei dati all’interno di ticket e attività in un momento prestabilito.

Miglioramenti alle prenotazioni

Form di prenotazione ridisegnato: L’UX dei form è stata sostanzialmente migliorata e il loro utilizzo è più semplice.
Informazioni sulla sala a colpo d’occhio: La vista a elenco ora mostra immediatamente la descrizione della sala e le caratteristiche disponibili (facility), così può scegliere quella giusta più rapidamente.
Requisito di location per i prodotti: Quando desidera aggiungere un prodotto direttamente alla prenotazione, il sistema ora le chiederà prima di scegliere una location.
Pannello laterale per servizio con comunicazione: Ogni servizio all’interno di una prenotazione ha ora il proprio pannello laterale. L’assegnato a e il gruppo di lavoro vengono derivati automaticamente dal CI collegato, così le persone responsabili sono immediatamente visibili. Il pannello di comunicazione permette anche di chattare direttamente con le persone coinvolte per ciascun servizio.
Visibilità delle disponibilità e suggerimenti intelligenti: Durante la creazione di una prenotazione, ora può consultare direttamente la vista calendario. Può anche utilizzare suggerimenti intelligenti per trovare rapidamente uno slot orario ideale.

Location e visitatori

Kiosk e segnaletica delle sale

Sia l’interazione con i visitatori sia la registrazione delle location sono state ottimizzate con nuove funzionalità per le nostre soluzioni hardware e kiosk.

Campi di registrazione configurabili (kiosk): Ora ha pieno controllo sul processo di registrazione. Può configurare quali campi di input sono attivi per i visitatori e quali sono obbligatori.
Sign out dei visitatori (kiosk): È disponibile una nuova opzione: i visitatori possono ora effettuare anche il sign out autonomamente tramite il Kiosk quando se ne vanno.
Accettazione dei termini (kiosk): Durante la registrazione può ora richiedere ai visitatori di accettare termini, come istruzioni di sicurezza o regole sulla privacy.
Registrazione della location (segnaletica delle sale): Ora tracciamo con precisione quale specifica segnaletica della sala è stata usata per il check-in o check-out, per una visibilità accurata sulla location esatta.

Autenticazione e sicurezza

Abbiamo aggiunto la possibilità di accedere con username e password, ulteriormente protetti tramite MFA (Multi-Factor Authentication). Gli utenti possono ora reimpostare la propria password direttamente via email.

Configurazione e template

Confronto dei permessi tra gruppi

È disponibile una nuova panoramica che consente di confrontare fianco a fianco i permessi tra diversi gruppi. In un’unica schermata vede, per ogni permesso, quali gruppi lo hanno e quali no, rendendo più semplice verificare le configurazioni dei ruoli, impostare nuovi gruppi in modo coerente e individuare più rapidamente le lacune nel controllo degli accessi.

Prestazioni e infrastruttura

Abbiamo deciso di unire la migrazione tecnica pianificata da App Engine a Cloud Run con questa release. Di conseguenza beneficia direttamente di un ambiente rinnovato e più potente. Grazie a questo passaggio la piattaforma è significativamente più performante e stabile. Abbiamo inoltre applicato ottimizzazioni mirate che migliorano fortemente la velocità complessiva dell’applicazione.

Sensibilmente più veloce: Noterà immediatamente che il caricamento e l’apertura delle panoramiche, della homepage e dei singoli record è considerevolmente più fluido. Tutto è più reattivo, per un’esperienza di lavoro più efficiente e piacevole.

Miglioramenti generali e comunicazione

Una serie di miglioramenti qualitativi a tutto tondo per mantenere comunicazione e navigazione del sistema più fluide.

Invio di email manuali: Oltre alle email automatiche ora può anche inviare un’email manualmente in qualsiasi momento, con pieno controllo sul contenuto. Nota: è stato creato un nuovo permesso per questo, disattivato per impostazione predefinita e da attivare dagli amministratori.
Visualizzazione del workflow: Ora può visualizzare i workflow. Selezionando uno stato vede immediatamente i possibili passaggi successivi e chi ha i permessi per eseguirli.
Clonazione delle impostazioni: Può clonare facilmente gruppi, SLA e filtri per creare rapidamente nuove configurazioni.
Nuova formattazione rich-text e comunicazione: È disponibile un nuovo editor rich-text con opzioni di formattazione ampliate. Può anche reimpostare il layout (molto utile per testi incollati). Il campo di comunicazione sulle attività è stato notevolmente ingrandito e i messaggi supportano ora le emoji. Anche le opzioni di formattazione nei template di comunicazione sono state allineate a quelle supportate dal pannello di comunicazione, in modo che template e messaggi scritti a mano vengano visualizzati in modo coerente.
Like ai messaggi e reazioni con emoji: Ora può mettere “mi piace” ai messaggi e reagire con emoji. È stato creato un nuovo permesso per l’uso delle emoji, disattivato per impostazione predefinita e da attivare dagli amministratori. Per questo è stato aggiunto anche un nuovo trigger nelle regole di notifica (Altro -> Emoji aggiunta). Per questa notifica è disponibile un template; ci faccia sapere se è interessato e lo aggiungeremo al suo ambiente.
@-mention e ricerca più intelligenti: Quando tagga persone riceve suggerimenti diretti dei ruoli attivi all’interno dell’oggetto. La funzione di ricerca generale ora supporta correttamente gli spazi e consente di cercare in modo fluido per nome, cognome ed email.
Notifiche e valutazioni: Riceve immediatamente una copia email dei propri messaggi. Può anche navigare direttamente a form e valutazioni tramite email grazie al nuovo link ?rating=true.
Visualizzazione del profilo nelle ricerche utente: Su tutte le ricerche utente e i profili mostriamo ora le iniziali per impostazione predefinita, o la foto profilo se compilata. Anche la rimozione della foto profilo è ora semplice.
Nuovo indicatore al salvataggio delle viste: Quando modifica una panoramica, la barra blu in alto non appare più. Vede invece un sottile puntino blu direttamente nella panoramica. Cliccando sul puntino, o sul pulsante info della vista, ha immediatamente la possibilità di salvare la vista modificata.
Visualizzazione ottimizzata delle valutazioni: Per risparmiare spazio sullo schermo e mantenere le panoramiche più pulite, la visualizzazione delle valutazioni sugli oggetti è stata accorciata. Invece di 5 pulsanti separati (stelle) ora viene mostrata solo 1 stella.

🔌 Modifiche API - moduli operativi

Tutti gli endpoint operativi GET (Configuration Item, Asset, Base di conoscenza, Prodotti, Servizi) sono stati rivisti. Principali modifiche:

Per tutti i moduli:

Nuovo parametro view_type (flat | tree | timeline | pivot | kanban) Determina quale set di colonne e chiave stateData viene restituita. Default = columns. Invii esplicitamente view_type=flat per un comportamento identico a oggi.
Tipo di campo personalizzato configuration_item_lookup non restituisce più l’oggetto annidato configurationItem:{id,title}, i client devono recuperarlo autonomamente.
Messaggi di errore (i18n): I messaggi di errore sono ora tradotti. I client che analizzano stringhe di errore esatte in inglese devono passare ai codici di errore.
Nuovo supporto per allegati: I file .numbers (Apple Numbers) sono ora consentiti come allegato.

Per modulo:

Configuration Item: l’endpoint relations /relation diventa /relations. Il nuovo alias è GET /configuration-item/list. Il metodo index è stato ottimizzato per le prestazioni. Le relazioni creano ora automaticamente anche relazioni inverse (con rilevamento dei cicli).
Asset: il campo customColumns è stato rimosso dalla risposta dell’elenco.
Ticket ed Eventi: view_type determina ora in aggiunta l’annidamento dei record figlio e delle attività (kanban/timeline/tree). Quando view_type è mancante, il server torna temporaneamente a tree con le attività annidate; invii esplicitamente view_type=flat per mantenere la vecchia risposta flat.
Limite Ticket ed Eventi: per kanban / timeline / tree il limite take è limitato a 500.