A PwC Países Baixos poupa tempo, evita faltas e reduz o desperdício de catering com a gestão de reuniões integrada através da Gfacility. Neste caso de cliente, em conjunto com Maurice Verwer, diretor de facility management e business support na PwC, olhamos para trás e vemos como a transição para uma plataforma única e fácil de usar, ligada ao Outlook e ao Google Calendar, conduziu a maior satisfação dos colaboradores e a força estratégica para a gestão de instalações.
O desafio: fragmentação, desperdício e muito trabalho manual
Na PwC Países Baixos, organizar reuniões antes da Gfacility era fragmentado. Os colaboradores marcavam reuniões na agenda, mas depois tinham de tratar do catering, registar visitantes e pedir equipamento AV através de ferramentas separadas ou de emails. Os assistentes de direção estavam constantemente a alternar entre sistemas.
“Com os sistemas que tínhamos na altura, não estava organizado de forma eficiente.”
Esta abordagem levava a erros e a desperdício. Se alguém cancelasse uma reunião, acontecia muitas vezes esquecer-se de cancelar a sala e o catering. Resultado: salas de reunião vazias e almoços não utilizados.
Maurice Verwer recorda-se bem: “Na altura, a gestão de instalações estava sobretudo focada no dia a dia. Queixas, avarias, azáfama operacional. Muito era reativo.” Ao externalizar grande parte das tarefas operacionais e táticas, a sua equipa principal pôde concentrar-se no controlo e na criação de valor estratégico.
A ambição: da frustração ao foco numa gestão de instalações estratégica
Sob a liderança de Maurice, a FM foi transformada numa equipa de controlo com uma visão de futuro. Sublinhou o papel estratégico da FM em temas como a sustentabilidade, a experiência dos colaboradores e a guerra pelo talento.
“Ao ligar diretamente as nossas atividades às prioridades estratégicas da PwC, como a diversidade e a sustentabilidade, é possível ter conversas com a administração a outro nível.”
Mas sem uma base digital moderna, a ambição mantinha-se vulnerável.
A procura: um FMIS preparado para o futuro
O que a PwC procurava não era apenas um novo Facility Management Information System. Tinha de encaixar num ambiente de trabalho moderno e digital, onde a simplicidade, a fiabilidade e a integração são centrais. No topo da lista de requisitos estavam:
- Uma ligação à agenda (na altura, a PwC trabalhava com o Google Calendar, agora com o Microsoft Outlook).
- Uma plataforma central para todos os serviços relacionados com reuniões.
- Totalmente adaptável aos processos de negócio da PwC.
- Uma redução significativa de ineficiências, erros e faltas.
A inspiração veio de surpreendentemente perto: colegas da PwC Bélgica tinham implementado a Gfacility com sucesso.
“Vimos com os nossos colegas belgas que a Gfacility funciona mesmo. O que a Gfacility resolveu lá foi um grande problema: as faltas. Porque o sistema está diretamente ligado à agenda. Acho que percebemos logo: tem de ser isto.”
A solução: uma plataforma integrada com foco na facilidade de uso
Em estreita colaboração, a Gfacility foi configurada de acordo com os desejos e os métodos de trabalho da PwC Países Baixos. Princípio importante: o utilizador final tem de conseguir gerir quase tudo a partir do seu ambiente de agenda familiar. A Gfacility torna isto possível com um plugin intuitivo na agenda.
Um colaborador que planeia uma reunião pode reservar de imediato uma sala, acrescentar catering, registar visitantes e selecionar recursos AV, tudo numa só ação. Se a reunião for cancelada ou remarcada na agenda, todos os serviços reservados são automaticamente cancelados ou ajustados. Acabaram-se os emails separados ou os telefonemas esquecidos.
A Gfacility foi configurada, entre outros, com:
Integração em tempo real com o Google Calendar e o Microsoft Outlook
Consoante a plataforma utilizada, a Gfacility sincroniza em tempo real com a agenda do colaborador. As reservas, alterações ou cancelamentos atualizam automaticamente as reservas de sala, catering, visitantes e AV.
Plataforma central para reservas
Os utilizadores deixam de ter de navegar por diferentes ferramentas ou departamentos para assuntos relacionados com reuniões. Tudo acontece num só ambiente. Maurice: “Quem reserva pode agora tratar de tudo de uma vez. Acabaram-se os emails separados para visitantes ou café.”
Catering e registo de visitantes integrados
Ao reservar uma reunião, é possível selecionar diretamente serviços adicionais. O departamento de catering recebe as encomendas automaticamente e é informado de imediato das alterações. Os visitantes também são pré-registados através do mesmo sistema.
Apoio aos recursos AV
Os organizadores podem indicar facilmente que equipamento audiovisual é necessário. O departamento de instalações vê isto de imediato e pode preparar o equipamento correto. Isto evita surpresas no próprio dia e aumenta a fiabilidade das reuniões.
Regras inteligentes para catering e utilização de salas
Com a Gfacility, a PwC pode definir facilmente quem pode pedir ou usar o quê, do catering às salas de reunião. As regras podem ser aplicadas por localização e por grupo de utilizadores, como quem se pode sentar em que sala ou quando é necessária aprovação para uma encomenda. Pense em controlo orçamental automático, aprovações digitais e acordos claros para simplificar o processo.
Um dia de trabalho: sem e com a Gfacility
Antes, um assistente de direção tinha de planear uma reunião, enviar um pedido separado para o almoço, ligar à receção para os visitantes e tratar do AV por email. Quando havia alterações, tudo tinha de ser atualizado manualmente outra vez, e muitas vezes isso não acontecia.
Agora, uma ação no Outlook é suficiente. Tudo é tratado e atualizado automaticamente. Os cancelamentos libertam automaticamente as salas, cancelam o catering e informam a receção.
A poupança de tempo, a redução de erros e a tranquilidade que isto proporciona são significativas.
Os resultados: menos desperdício, mais controlo
Embora a implementação da Gfacility tenha coincidido com a pandemia de COVID-19, que reduziu temporariamente a utilização do escritório, os benefícios são claramente visíveis:
Menos faltas, melhor utilização das salas
Graças à ligação automática à agenda, as salas de reunião não ficam desnecessariamente bloqueadas. Os espaços libertados ficam imediatamente disponíveis para outras equipas.
Menos desperdício de catering
O catering recebe atualizações automáticas sobre alterações. Só as reuniões confirmadas têm catering. Isto evita o desperdício e apoia os objetivos de sustentabilidade da PwC.
Maior satisfação entre quem planeia e os colaboradores
Os secretários e os assistentes de direção são positivos quanto à facilidade de uso. Acabaram-se as complicações com diferentes sistemas, sem erros, tudo tratado de uma só vez.
“Quem reserva pode tratar de tudo a partir de um único ambiente. Não é preciso marcar numa plataforma e depois mudar para outra para os visitantes ou o catering. E ter uma ligação entre a agenda pessoal de alguém e a agenda da sala, isso é algo que adoro mesmo na Gfacility.”
Força estratégica para a FM
Graças à automação e à integração, a equipa de instalações gasta muito menos tempo em correções e no tratamento de incidentes. O foco está agora no controlo, na análise e na melhoria do ambiente de trabalho.
A flexibilidade como chave do sucesso
Maurice viveu a colaboração com a Gfacility como muito agradável.
“A flexibilidade da Gfacility é uma grande vantagem. Podíamos sempre perguntar ‘esta ideia também é possível?’ e eles pensavam connosco e configuravam-na. Isso deu-nos confiança e garantiu que o sistema encaixa na prática diária da PwC.”
Conclusão: a tecnologia como acelerador estratégico e sustentável
A colaboração entre a PwC e a Gfacility trouxe uma melhoria sustentável no processo de instalações. O que começou como uma procura conjunta por menos desperdício e mais controlo resultou numa plataforma que não só apoia operacionalmente, como também acrescenta valor estratégico. Graças à combinação de tecnologia inteligente, facilidade de uso e estreita colaboração, a PwC trabalha com a Gfacility rumo a um local de trabalho preparado para o futuro.